Новый кейс: генерация путевых листов в автоматическом формате в Wialon

В рамках одного из проектов перед нами встала задача максимально автоматизировать процесс генерации путевых листов. Их формирование для автомобилей подконтрольного парка – задача распространенная. Так зачем же тратить время на оформление этих документов в ручном режиме? Мы нашли способ как можно автоматизировать и этот бизнес-процесс в компании – делимся опытом!

Задачи

Прежде путевые листы в компании, которая к нам обратилась, выписывались вручную на каждую поездку, что само по себе являлось достаточно трудо- и времязатратным процессом. Корпоративный парк включает более 100 объектов, и рейсы совершаются водителями постоянно в интенсивном режиме. В результате сотрудник, который занимался выпиской документов, был существенно загружен текущей задачей.

Второй момент, который также провоцировал определённые неудобства в работе персонала – постоянная необходимость сверки фактического пробега ТС с заявленным в путевых листах. Оба вопроса требовалось перевести в максимально автоматизированный режим.

Подбор и реализация решения

Для решения поставленных задач была сформирована специальная форма отчета, доступная в кабинете пользователя Wialon. Отчет позволяет буквально в несколько кликов формировать таблицу, в которой отражены следующие данные:

• Имя объекта – номер автомобиля;
• Выдано по заправочному листу – количество топлива, выданного на заправку автомобиля;
• Остаток при выезде – оставшееся количество топлива в баке ТС перед выездом на маршрут.

В отчете есть возможность выбрать определенные временной период, за который необходимо выгрузить данные. Также доступна опция, которая позволяет установить режим «Зима» или «Лето», который поможет более точно учитывать топливный расход в зависимости от сезона и погодных условий.

После формирования отчета, пользователь может экспортировать документ в формате Excel, для последующего использования или печати. Отправка данных производится на указанный в настройках e-mail и уведомлением оператору в качестве события в системе мониторинга.

Механизм работы предложенного решения

1. Диспетчер формирует путевой лист по запланированному маршруту и назначает водителя на ТС.
2. Водитель на указанном ТС совершает рейс.
3. Все данные по выполняемому маршруту, дозаправкам, времени прибытия и т.д. доступны в личном кабинете абонента Wialon в режиме реального времени.
4. После завершения маршрута диспетчер сверяет плановые расчеты с фактическими показателями из Wialon.
5. Далее данные из Wialon передаются в 1С для расчета расходов на топливо и расчёта рабочего времени водителя.

Результаты внедрения

Внедрение предложенного решения позволило перевести процесс работы с путевыми листами в автоматический режим:

1. значительно сокращено время и ресурсы на оформление путевых листов;
2. больше не требуется сверять фактические данные по пробегу и расходу топлива и прописанные в «путевках»;
3. исключен момент человеческого фактора в допущении ошибок при указании данных;
4. повышена общая эффективность и производительность диспетчерского отдела;
5. отлажена система интеграции полученных данных в корпоративную систему 1С для дальнейшего использования в рамках бухгалтерских расчетов.

Стоит отметить, что форматы путевых листов могут быть различными. В рамках каждого конкретного проекта мы формируем индивидуальный шаблон документа, и уже в соответствие с ним определяем порядок подтягивания данных из Wialon.

Очередное решение реализовано, поставленные задачи успешно выполнены. И мы рады, что реализация нашего проекта помогла оптимизировать еще один бизнес. Хотите также? Мы готовы Вам помочь!